El Servicio Municipal de Parques y Jardines del Ayuntamiento de Valladolid, frente al volumen y diversidad de avisos ciudadanos, encontró una imperante necesidad de gestionar y canalizar estas comunicaciones de manera eficiente. Desde brozas hasta el mantenimiento de fuentes, las tareas y responsabilidades del departamento son multifacéticas y requieren una atención y organización meticulosa.
AVASEP fue creado y desarrollado por DUONEX hace aproximadamente un año y medio como una solución específica que permite al Servicio Municipal de Parques y Jardines del Ayuntamiento de Valladolid gestionar internamente todos los avisos, asignándolos a las respectivas zonas y responsables, quienes, a su vez, gestionan directamente los avisos mediante la aplicación móvil.
Desarrollo e implementación de AVASEP
En sus inicios, AVASEP fue concebido como una herramienta que ofreciera soluciones a las particularidades del Servicio Municipal de Parques y Jardines del Ayuntamiento de Valladolid. Ante una considerable cantidad y diversidad de avisos por parte de los ciudadanos, se evidenció la necesidad de una plataforma que facilitara, internamente, la gestión, distribución y seguimiento de dichos avisos.
La implementación y puesta en marcha inicial de Avasep implicó que, aunque se desarrolló como una herramienta eficiente para la gestión interna de avisos, se carecía en la práctica de una conexión automática con el sistema general de recepción de avisos que disponía, en su momento, el Ayuntamiento de Valladolid. El personal debía, cada mañana, realizar una conexión semi-manual, un proceso que, aunque útil, no era el óptimo debido a la posibilidad de errores humanos y la utilización de recursos humanos que podían ser mejor empleados en otras tareas.
¿Cuáles fueron los retos técnicos y las soluciones que adoptamos?
DUONEX, al enfrentarse al desarrollo de AVASEP, no sólo tenía el desafío de crear una herramienta digital sino también de concebir una solución que se adaptara a las múltiples variables y flujos de trabajo del departamento de Parques y Jardines. Este proceso no solo implicó una programación precisa, sino una inmersión en los procesos y necesidades del departamento, con el fin de poder crear una herramienta que realmente respondiera a sus dinámicas específicas y potenciara la eficiencia de su labor.
Aunque la tarea de programación no fue menoscabo, gran parte del desafío yacía en la conceptualización, diseño de flujos de trabajo y pruebas para asegurar que la implementación de AVASEP se alineara con las necesidades y expectativas del Ayuntamiento.
Así se llevó a cabo la integración de AVASEP
La evolución de las plataformas digitales del Ayuntamiento trajo consigo la implementación de una nueva plataforma de atención al ciudadano en abril, la cual se diseñó para ser más abarcadora y funcional. Sin embargo, la no integración de AVASEP en esta nueva plataforma representaba un cuello de botella en el flujo de información y trabajo del Servicio de Parques y Jardines, generando una brecha que necesitaba ser abordada para optimizar completamente la interconexión de ambos sistemas.
La integración no solo buscaba eliminar el trabajo manual del personal, sino que aspiraba a crear un sistema que aportara certeza en los datos y más cohesionado y eficiente que mejorara la experiencia del ciudadano y la gestión interna del departamento.
Un verano enfocado en dos procesos
La integración se planificó de mayo a julio, y se centró en dos vertientes principales: entender a fondo la API del Ayuntamiento y adecuarla a los flujos de trabajo de AVASEP. Este proceso no fue simplemente una tarea de conectividad técnica, sino un desafío de alinear dos sistemas con características y funcionalidades diversas de una manera que fueran complementarios y coherentes.
La investigación y el desarrollo durante esta etapa fueron cruciales, DUONEX tuvo que bucear en la documentación técnica, entender las especificaciones, realizar pruebas conceptuales y de error para finalmente crear un puente funcional entre las dos plataformas.
¿Resultado? Claridad y transparencia en la plataforma
Tras la integración, se estableció una comunicación bidireccional automática entre la nueva plataforma del Ayuntamiento y AVASEP, lo que permitió que cualquier aviso emitido por los ciudadanos y que se destinara al Servicio de Parques y Jardines fuera automáticamente integrado en AVASEP para su gestión interna. Esta automatización no solo eliminó la necesidad de intervenciones manuales, sino que también mejoró la eficiencia, precisión y tiempo de respuesta del departamento ante los avisos ciudadanos. A día de hoy, Avasep gestiona, correcta y eficazmente, más de 20 avisos diarios.
Esta solución también proporciona una trazabilidad clara y transparente de los avisos, desde su recepción hasta su gestión y resolución, mejorando la calidad del servicio proporcionado al ciudadano y permitiendo una asignación de recursos más precisa y oportuna por parte del Ayuntamiento.
